生活残業削を削減する効果的な制度設計と従業員の管理方法を解説

経営者の方であれば「生活残業」という言葉も耳にしたことがあるのではないでしょうか。

生活残業とは「残業代を稼ぐためにわざと残業をする」行為であり、職場の課題としてよくご相談をいただきます。生活残業は組織の生産性だけでなく、職場風土にも悪影響を及ぼす可能性があります。

今回のコラム記事では、生活残業をはじめ残業問題に対して経営者がどのように向き合っていくのか、また残業に関する制度設計から対処方法にフォーカスして解説いたします。

職場風土の改善から働きやすい環境作りを目指している経営者の方はぜひご一読ください。

残業問題の新たな側面：わざと残業する従業員が及ぼす影響とは？

近年、日本の職場における残業問題が注目されていますが、その中でも経営者の方の頭を悩ませる「生活残業」という現象があります。

これは、仕事がないにも関わらず、従業員が意図的に残業している行動を指します。「残業代を稼ぐためにわざと残業している」ことになるのですが、従業員個人だけでなく、組織全体に様々な影響を及ぼしています。

わざと残業をしている従業員の見極め方

残業を意図的に増やす従業員を見極めるには、まず従業員の行動パターンを注視する必要があります。例えば終業時刻が近づくと忙しそうに仕事を始めたり、非効率な作業方法をあえて選んでいたりする傾向があるのです。

他の従業員の退社間際に活発的に仕事に取り掛かっている場合、生活残業に当てはまる可能性がありますので注意しましょう。

組織における生活残業の実態とは？

生活残業は、組織にとっても深刻な問題です。このような行動を取る従業員は、

• 会社にとっては不要なコストを増加させる要因になる
• 他の従業員にとっては同じ仕事量であっても残業代に差がつくことで不満な要素になる

こういった悪影響に繋がり、結果組織全体の生産性を低下させる可能性があります。意図的な残業が常態化すると「生活残業をする方が稼げる（＝年収が増える）」と捉えられ、他の従業員も同様の行動を取る恐れもあるのです。

なぜ仕事がないのに残業をするのか？

仕事がないにも関わらず残業をする背景には、様々な理由が考えられます。

一部の従業員にとっては、残業手当が収入の重要な部分を占めているため、経済的な動機が強い場合があります。

また、職場の環境や文化が残業を奨励している場合もあり、従業員は自らの労働価値を残業時間で証明しようとする心理が働いていることもあります。これらの理由を理解し、適切な対策を講じることが、組織の健全な発展には不可欠といえます。

効果的な対応策：わざと残業する従業員への適切なマネジメント

意図的な残業を減らすための効果的な対策は、従業員の行動変化を促すだけでなく、組織文化の改善にもフォーカスしましょう。今回は

• 残業を誘発する組織文化の見直し
• 生活残業をやめさせる具体的な方法
• 残業代を稼ぐ行動に対する社内ルールの整備

上記３つの観点から生活残業への対応方法を解説いたします。

残業を誘発する組織文化の見直し

組織文化の見直しは、生活残業問題の根本的な解決に不可欠です。

例えば、労働時間よりも成果に焦点を当てる文化を育成することで、従業員は効率的な働き方を選択するようになります。また、過度な残業を奨励するような暗黙のルールを排除し、ワークライフバランスの重要性を強調することも重要です。

生活残業をやめさせる具体的な方法

生活残業を防ぐための具体的な方法としては、残業の必要性を定期的に評価することが挙げられます。

加えて、残業申請を必要とする制度を導入し、それぞれの残業が実際に必要かどうかを管理者が確認することで、無駄な残業を減らすことが可能です。また、フレックスタイム制度の導入やテレワークの促進など、柔軟な働き方をサポートすることも効果的です。

残業代を稼ぐ行動に対する社内ルールの整備

法的な側面からの対応も重要です。例えば、就業規則に残業時は上長への申請・承認が必須とするルールを設けて運用することがあります。ルールを守らない場合は残業と取り扱わないことで、生活残業を抑制することが可能です。

また、従業員が残業代を不当に稼ぐ行為を防ぐための内部ガイドラインを策定し、従業員に対して教育することも効果的です。これにより、従業員が残業に関して正しい理解を持ち、組織全体の健全な労働環境が保たれることが期待されます。

長期的な対策と予防策の構築

残業問題への長期的な対応として、健全な労働環境の構築、従業員のモチベーションと生産性の向上、そして労働時間をリアルタイムで管理できる労働時間管理システムの導入が重要です。

これらの対策は、残業の問題を根本から解決し、将来にわたって持続可能な職場環境を築くために必要です。

健全な労働環境の構築と残業問題の予防

健全な労働環境を構築するためには、従業員の健康を最優先に考える文化の醸成が求められます。

例えば

• 適切なストレス管理プログラムの導入
• 職場での心理的サポートの提供
• 労働時間の合理的な管理

こういった取り組みにより、従業員の心身をサポートすることが可能です。従業員が過度なストレスや過労に陥ることなく、健康的なワークライフバランスを維持につながります。

従業員のモチベーションと生産性の向上策

従業員のモチベーションと生産性を向上させるためには、彼らの仕事に対する満足度を高めることが重要です。特に「生活残業」が行われる背景には「残業代がなければゆとりのある生活が送れない」といった場合もあります。

従業員のキャリアアップを促進し、適切な報酬体系を作ることで効率的に働く動機づけとなります。会社としても「生活残業」を防ぐことで生産性の向上や働きやすい職場となることで、筋肉質な組織になります。

労働時間管理システムの導入

リアルタイムに労働時間が集計できない場合、会社として「生活残業」を見抜くことや管理が難しくなります。

一日単位、一週間単位、一ヶ月単位とリアルタイムに労働時間の集計が確認できるように、労働時間管理システムを導入することで、残業問題への対策が取りやすくなります。

システムによっては、自動的に残業時間を追跡し、管理者にアラートを発する機能が含まれます。また、リモートワークやフレックスタイムなどの柔軟な働き方をサポートする機能も重要です。これにより、従業員の労働時間の透明性が向上し、無駄な残業を効果的に防止することができます。

生活残業に関連するトラブル防止に向けた制度設計

生活残業に関連するトラブルを防止するためには、社内の制度設計が不可欠です。残業申請・承認制度の導入、就業規則の明文化、及び申請していない就業時間外の労働への対応について説明します。

残業は申請・承認制度を導入する

残業を効果的に管理するためには、残業申請・承認制度の導入が有効です。

この制度により、従業員は残業をする前に申請し、管理者はそれを承認する必要があります。これにより、残業が必要かどうかの判断が明確になり、無駄な残業の削減に繋がります。また、残業の理由や内容を記録することで、組織内の労働管理が改善されます。

就業規則に明文化する

残業に関する規則を就業規則に明文化することは、トラブル防止において非常に重要です。

残業申請の手順、承認の基準、残業手当の計算方法などを明確に定め、従業員に周知しましょう。これにより、従業員と管理者双方が同じ基準で残業を理解し、適切に管理することができます。

申請をしていない就業時間外の労働は注意する

申請をしていない就業時間外の労働は、トラブルの原因となり得ます。

従業員が無断で残業を行った場合、管理者はその行為を注意し、再発防止のための指導を行うことができます。また、無断残業が頻発する場合には、その原因を徹底的に分析し、対策を講じることが重要です。これにより、生活残業によるリスクを減らし、健全な労働環境を維持することができます。

まとめ

残業問題は多層的で複雑ですが、適切な対策と戦略により、健全な職場環境を構築し、従業員健康と生産性を向上させることが可能です。

今回の記事では、生活残業を防止する観点から企業が取るべきアクションまで解説いたしました、さらに詳細な情報や、お困りの点についてのご相談がございましたら、お気軽にお問い合わせください。会社の課題を共に解決するためのアドバイスをいたします。