休みがちな社員にはどう対応する？より良い会社作りのポイントとは

休みがちな社員は、会社にとって大きな問題です。体調不良で年に数回休む程度であれば仕方ないですが、月に何度も休むことが続くと業務の遅延や納期の遅れ、チームや部署の士気低下など、さまざまな悪影響を及ぼす可能性があります。

経営者の方から「頻繁に休む従業員は解雇できるのか？」とご相談いただく機会もありますが、労働基準法上解雇が有効になるためにはいくつか条件があり、休む頻度によっては違法になる可能性が高いといえます。

本記事では、休みがちな社員の対応方法や改善するためのマネジメント方法など、解雇といったネガティブな考え方ではなくよりよい会社作りをするためのポイントについて解説します。

休みがちな社員への対応にお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。

休みがちな社員の定義と問題点

休みがちな社員の定義とは？

休みがちな社員とは、通常の休暇制度や休憩時間を越えて、頻繁に仕事を休む人を指します。

これには、計画的な休暇だけでなく、急な病気や個人的な理由での欠勤も含まれます。定義上、これらの休みが会社の規定や社会の一般的な基準を超える頻度であるとき、その社員は「休みがち」と見なされることがあります。ただし、この定義は会社の方針や業界の標準によって異なる場合があります。

休みがちな社員の問題点とは？

休みがちな社員がいる場合、会社にはいくつかのリスクが生じる可能性があります。リスクに対応するためには、休みがちな社員の状況を理解し、適切な支援を提供し、必要に応じて他のチームメンバーの負担を軽減する措置を講じることが重要です。

また、会社の方針や手続きを明確にし、すべての従業員がこれを理解し遵守するようにすることも大切です。

生産性の低下

休みがちな社員がいると、チームや部門の生産性に影響が出る可能性があります。この社員の業務が他の人に負担となり、全体の作業効率が低下する恐れがあります。

他の社員からすると、通常業務に加えて休みがちな社員の仕事を引き受ける必要があり、結果として過剰な負担やストレスを感じることに繋がる場合があります。

モラルの低下

一部の社員が頻繁に休むことで、他の社員の士気やモチベーションに悪影響を与えることがあります。これは特に、他の社員がその人の仕事を引き受ける必要がある場合に顕著です。

他の社員の間で不公平感や不満を生じさせる可能性があり、これが職場の環境や文化に悪影響を及ぼすこともあります。

顧客サービスの低下

会社の信用や顧客満足度にも悪影響を与える可能性があります。

休みがちな社員が顧客サービスやクライアント対応に携わっている場合、その不在が続くことで顧客満足度に悪影響を及ぼすことがあります。

プロジェクトの遅延

重要なプロジェクトやタスクに関わっている社員が頻繁に休むと、プロジェクトの進行が遅れる可能性があります。

健康上の問題への対応の必要性

頻繁に休む社員が健康上の問題を抱えている場合、会社はこれに対処し、必要な支援を提供する必要もあります。

休みがちな社員の原因と対応策

最終的には、休みがちな社員へのアプローチは、個々のニーズと状況に合わせて対応方法は異なります。企業としては「休む背景にどのような課題や問題があるのか」一例を確認しておくだけでも、休みがちな社員へのアプローチを変えることができますので、ぜひ参考にしてください。

休みがちな社員の原因と対応策

休みがちな社員の背後には、さまざまな原因が存在します。個人的な事情から職場環境まで幅広いため、一つひとつ見ていきましょう。

健康問題

身体的または精神的な健康問題は、頻繁な欠勤の一般的な原因です。これには、慢性疾患、急性病気、精神的ストレスやうつ病などが含まれます。中小企業・大企業問わず、精神的ストレスやうつ病に悩む社員の方も少なくありません。

企業としての対応方法は

• 産業医がいる場合は積極的に面談などのカウンセリングサービスを提供する
• 会社でできる医療支援として、休職および復職制度を整備する

こういった取り組みが考えられます。特に、健康上の問題で休みがちな場合、一定期間休職として治療に専念してもらうことも重要です。

職場のストレス

過剰な仕事量、職場内の対人関係の問題、または不適切な管理が、ストレスの原因となり、社員が休む理由となることがあります。

職場のストレスを軽減するためには

• 作業負荷の調整や、適材適所の人員配置を行う
• 上長、部下、同僚との人間関係を確認し、ハラスメントが発生していないか注視する

上記のような対応があります。しかしながら、特定の社員のみ優遇する見え方にもなりやすいため、事前に原因を特定しておくことが必要です。

ワークライフバランスの欠如

個人的な生活と仕事の間で適切なバランスが取れない場合、社員は身体的、精神的な疲労を感じ、休みがちになることがあります。

働きやすい会社の制度作りとして

• フレックスなど柔軟に勤務時間を変更できるようにする
• 在宅勤務やリモートワークが可能な環境を整備する

このようなワークライフバランスに関連する施策の実施が検討できます。

柔軟な勤務時間や在宅勤務のオプションなど、ワークライフバランスを支援する施策を実施します。

休みがちな社員の評価と処置

休みがちな社員の対応として次に困るのは、

• 人事評価や賞与の査定をどのように決めればいいのか？
• 日々の処置としてはどのような施策を取るべきなのか？

こういったお悩みではないでしょうか。また、休みがちな社員を最終的に解雇できるのかも含めて解説いたします。

休みがちな社員の評価

休みがちな社員の評価は、慎重かつ公平に行う必要があります。休まず真面目に働いている社員からの不平不満につながる恐れがありますので注意しなければいけません。

評価プロセスは、社員の出勤状況だけでなく、彼らの業績、貢献、そして休みの背後にある理由を総合的に考慮しましょう。

出勤記録の評価

まず、社員の出勤記録とそのパターンを客観的に評価します。これには、欠勤の頻度と理由が含まれます。

会社で設定している本来の労働日に比べて何割出勤できているのか数値化することで、昇給や賞与の査定に役立てることが可能です。

会社への貢献度合いの評価

出勤状況とは別に、その社員の業務遂行能力と成果に基づいた評価を行うことが重要です。

家庭の事情などで休みがちな場合であっても、出勤しているときのパフォーマンスが良く、会社への貢献度合いが他の社員と比べても高い場合もあります。

背景理解の必要性

休みがちな理由が健康問題や家庭の事情などの合理的な理由に基づいている場合、これを評価の際に考慮することが必要です。

理由もなく休んでいる場合と、合理的な理由がある場合、どちらであっても同じ評価をしている場合は組織風土が低下してしまいます。

休みがちな社員の処置

休みがちな社員に対する処置は、その原因と状況に基づいて慎重に行われるべきです。

企業は、休みがちな社員に対して公正かつ包括的なアプローチを取ることが求められます。個々の社員の事情を考慮し、社員の健康、働きやすさを支援しなければ最終的に「解雇」のような判断しか残りません。

会社として「人材をどう育成していくのか」考えた上で休みがちな社員へのアプローチ方法を決めましょう。

対話とコミュニケーション

定期的に1対1のミーティングを設定し、社員が直面している問題や懸念について話し合います。非公式のコミュニケーションチャンネルを通じて、気軽に意見を交換できる雰囲気作りも心がけましょう。

社員の状況を理解し、共感を示すことで、信頼関係を築きます。これにより、社員は自分の問題を開放的に共有しやすくなります。

調整と支援の提供

例えば、遅めの出勤時間や週に数日の短縮勤務など、社員の個人的な状況に合わせて勤務時間を調整します。

健康問題や個人的な事情によるものであれば、柔軟な勤務時間や在宅勤務の選択肢を提供することが有効となります。

ただし、制度化する場合は他の社員も活用できるような調整が必要です。

パフォーマンス改善プラン

業務遂行能力に課題がある社員に対して、目標と期限を設定したパフォーマンス改善プランを作成します。

必要に応じて専門的なトレーニングや経験豊かなメンターの支援を提供し、スキルの向上や業務遂行能力の改善を目指します。

最終手段としての人事措置

他の対策にもかかわらず改善が見られない場合は、配置換えや契約内容の見直しなどの人事措置を検討します。

• 公平性と透明性を保ち、法律や社内規定に従うことが不可欠です。

これらの対策を組み合わせることで、休みがちな社員に対して効果的に対応し、職場全体の調和と生産性を高めることが可能です。

休みがちな社員は解雇できる？

休みがちな社員を解雇できるかどうかは、休みがちな理由によって異なりますが非常に判断は難しい領域であることは間違いありません。

例えば

• 休みがちなことで業務に支障をきたしている
• 休んでいる理由が本人の不注意や過失による
• 会社に大きな損害を与えている

こういった状況であれば解雇できる可能性があるでしょう。一方で

• 病気などの体調不良に原因がある
• 妊娠や出産、育児
• 社員の体調不良について会社として一切対応をしてこなかった

上記のようなケースですと「不当解雇」として判断されトラブルにつながる恐れもあります。

休みがちな社員は、本人にとっても会社にとっても辛い状況です。本人の立場に立って、慎重に判断する必要があります。

休みがちな社員の予防策

社員のメンタルヘルスの保護、職場のストレスの軽減、そして社員間の良好な関係の構築に寄与し、結果的に休みがちな社員の発生を減少させることが期待できます。

休みがちな社員の予防策

休みがちな社員を予防するためには、以下のことに取り組む必要があります。

• 職場環境を整える
• メンタルヘルス対策を行う
• コミュニケーションを活発にする

それぞれ具体的なアクションについて見ていきましょう。

職場環境を整える

快適で安全な物理的環境の提供、適切な人員配置と資源の配分、効率的な業務プロセスの確立などにより、働きやすい環境を整えます。

柔軟な勤務時間、有給休暇の積極的な利用推奨、ホリデーや休暇中の仕事連絡の最小限に保つなど、仕事とプライベートのバランスを尊重することが考えられます。

メンタルヘルス対策を行う

ストレス管理、メンタルヘルスの基本知識、対人関係のスキル向上などの研修を定期的に実施します。

社内や外部の専門家による相談窓口を設置し、個人のプライバシーを守りつつ、メンタルヘルスの問題に対処します。

メンタルヘルスの重要性を社員に伝え、理解を深めるための啓発活動やキャンペーンを実施します。

コミュニケーションを活発にする

チームビルディング活動やプロジェクトベースの作業を通じて、協力とコミュニケーションを促進します。

その他上司と部下が定期的に面談を行い、業務進捗だけでなく、個人的な目標や懸念について話し合う機会も重要です。

まとめ

休みがちな社員は、会社にとって重要な課題です。休みがちな社員の定義から問題点、原因、対応策、評価、処置、予防策までを解説しました。

休みがちな社員への対応は、会社によっても状況によっても異なります。そのため、自社の状況に合わせて、適切な対応を検討する必要があります。

弊社では、休みがちな社員への対応に関するコンサルティングサービスを提供しています。休みがちな社員への対応でお悩みの方は、ぜひ弊社にご相談ください。