テレワークの導入に就業規則は見直すべき？規定例やひな形を紹介

新型コロナウィルスの感染拡大の影響を受けて、在宅勤務やテレワーク制度を導入する企業は増えています。特に緊急事態宣言が発令されたタイミングで導入した企業の場合、ルール・就業規則の整備が間に合わず「勤務先をオフィスではなく自宅に切り替えることを認める」として対応していたのではないでしょうか。

実際、弊社がサポートしている企業様においても「実態としてはテレワークを認めているが、ルールとしては整備できていない」ケースが多く見られます。

今回の記事では、テレワークや在宅勤務制度を導入している企業や、これから在宅勤務制度を取り入れていく企業に向けて、就業規則の必要性や作成する上でのポイントを解説いたします。

在宅勤務・テレワークを導入したら就業規則は必要？不要？

「在宅勤務は働く場所が自宅になるだけで、他に変わるルールはない。就業規則の整備は不要では」と考えている経営者の方は数多くいらっしゃいます。

確かに、在宅勤務やテレワークにおいて「働く場所の変化」が一番大きなポインですが、従業員と会社の間で細かなルールを設けなければトラブルの種につながってしまいます。

社会保険労務士法人ステディは、次の2つの理由から就業規則の整備は必須だと考えていますので、ご参考ください。

法的な義務の遵守

まず1つ目は「法的な義務の遵守」となります。就業規則は、会社と従業員に対して法的拘束力が発生する書類であり、

• 会社側：始業終業から残業といった働く時間のルール
• 従業員側：在宅で働く場合であっても服装や社内コミュニケーション上のルール

お互いにルールを設けておかなければ、うまくテレワークを推進することができません。

また、会社が守るべき法的な要件を満たすためにも就業規則は重要です。

業務遂行に関するルール

次に2つ目は「業務遂行に関するルール」を設けるためです。

従来のようにオフィスに出社して業務を行う場合、上司、同僚、部下など常にコミュニケーションを取りながらお互いの仕事の進捗確認は可能です。しかしながら在宅勤務やテレワークの場合はリアルタイムな状況確認が一定難しいケースがあります。

そのため就業規則上に

• 在宅勤務やテレワークにおける業務の範囲
• 業務の時間
• 成果物の提出方法
• データの管理方法

このように、業務遂行に必要なルールを明確にすることで業務の品質・スピードの維持に繋がります。

在宅勤務・テレワークに対応する就業規則の作成ポイント

では実際に在宅勤務やテレワークに対応した就業規則を作成する上で、基本的な考え方や注意点を解説いたします。

就業規則は、会社の方針や状況によって定めるべき内容は異なります。そのため少しでも不安がある場合は社会保険労務士などの専門家に相談されることをおすすめいたします。

勤務時間や労働時間の管理方法の明確化

在宅勤務であっても、オフィス出社の際に設定している始業・終業の時刻や休憩時間の決定は必要です。

在宅勤務は仕事とプライベートの時間の区切りが曖昧になりがちで、仕事に没頭してしまい、適切な休憩を取らずに長時間働いてしまうこともあります。

経営者としても、知らないうちに多額の残業代を支払わなければならないという状況を防ぐためにも、従業員が仕事とプライベートの時間の区切りをつけて働けるように、労働時間を明確にしておく必要があります。

設備・システムに関する費用負担の明確化

在宅勤務やテレワークを行う場合、パソコンやインターネット環境などの整備が必要不可欠です。

会社としては、従業員が在宅勤務を行うために必要な設備や機器、通信環境などを提供することが望ましいといえます。

具体的には

• パソコンやモニターなどのオフィス機器
• 業務を行う上で必要なソフトウェア

などの提供が必要になるでしょう。また、在宅勤務であっても必要な書籍や文具などの備品も、オフィス出社と同じように取り扱うことを検討しましょう。

一方で従業員には、自宅での作業に必要なインターネット環境や通信費用、光熱費などについては、プライベート上で利用することも含めて自己負担とするケースがあります。

ただし、在宅勤務やテレワークが会社からの指示で行わせるのであれば、従業員と協議を行い、必要な費用の補助や経費精算などの対応が大切になります。これらのルールを整備し、就業規則に明文化しておきましょう。

服務規律の明確化

在宅勤務やテレワークにおいて、服務規律の整備は欠かせません。通常、オフィス出社の場合は上長や管理職が部下の仕事内容や勤務態度を確認することができますが、自宅での作業が中心となると管理は難しくなります。

しかしながら、在宅勤務だからといって「1時間ごとに作業報告を書かせる」ことや「ZOOMなど、オンライン会議を常時接続する」ような、厳格に管理をしてしまうと従業員のモチベーションや生産性低下に繋がる恐れがあります。そのため次の2つの観点に注意しながら、服務規律を策定しましょう。

モラルの観点

自宅での作業が中心となるため、モラルに関する問題が生じることがあります。

例えば、

• 業務をせずに、SNSやインターネットの閲覧をする
• 業務時間中に外出し、私的に時間を費やす
• 虚偽の労働時間を申告する

など、ネガティブな行動が発生することを想定しておきましょう。そのため、モラルに関する規律を定め、従業員が適切な行動をとるように促すことが重要です。

行動・服装の観点

自宅での作業が中心となるため、勤務中に適切な行動をとる基準を明確に定めることが大切です。

• オンライン会議は個室など、周囲（家族）の会話が入らないようにする
• カジュアルな服装は許可するが、一定のマナーは意識しておく

行動や服装の乱れから、仕事に支障をきたす可能性もありますので、服務規律に定めておきましょう。

賃金（通勤手当）の計算

在宅勤務を導入する場合、検討が必要になるのが「通勤手当」をどのように取り扱うのか？ということです。

一般的には、通勤手当は通勤に必要な交通費や時間を補償するために支払われるものであり、在宅勤務を導入した場合は通勤が不要となります。

ただし、在宅勤務によって従業員に対する通勤費用の負担が軽減できることから、一部の企業では「在宅勤務手当」を設けることで、通勤手当に代わる手当を支払っている場合もあります。

この「在宅勤務手当」は、インターネット環境のや一定の電気代など、在宅勤務に係るコストを補填する意味合いもあるため、従業員のモチベーションアップや、企業のブランディング効果が期待できます。

在宅勤務者に対して通勤手当を廃止し、在宅勤務手当を代わりに支払う場合など、就業規則に定める必要があります。

在宅勤務・テレワークに対応する就業規則の雛形

在宅勤務・テレワーク制度の導入の際に、就業規則の必要性や整備すべき観点をご紹介いたしました。しかし、現在就業規則自体の準備ができていない場合、一から作成することは大変です。

厚生労働省より、在宅勤務・テレワークに対応している就業規則の雛形が公表されています。リンクよりページ遷移ができますので、ぜひ参考にしてください。

厚生労働省「テレワークモデル就業規則」

在宅勤務・テレワークに対応できる就業規則の作成手順

就業規則の変更に必要な手順の一例となります。企業によって推進する方法が異なる場合がありますので、専門家に相談しながら進めることをおすすめいたします。

就業規則の確認

在宅勤務制度の導入に伴って、従業員の働き方（勤務時間）や、給与体系（通勤手当・在宅勤務手当）、その他服務規律をどのように変更していくのか検討します。

そのために、現行の就業規則がどの程度在宅勤務・テレワーク制度の運用に活用できるのか確認をしましょう。

変更内容の方針検討・策定

就業規則を変更する場合には、変更内容を予め整理しておくことで、作成をスムーズに行なえます。在宅勤務に関する取り決めや労働時間の変更について、具体的な内容を整理してください。

就業規則の変更

就業規則の方針や内容が決まりましたら、具体的に就業規則の条文に落とし込みましょう。就業規則は、法的な書類になりますので、その内容は従業員だけでなく、会社側も守る必要があります。

そのため、慎重に作成が求められます。

変更内容を従業員に周知

就業規則は変更後、従業員へ周知しなければなりません。変更内容や理由を説明し、同意を得ておきましょう。

変更届出の手続き

最終手順としては、所轄の労働基準監督署に

• 変更後の就業規則
• 従業員代表の意見書
• 就業規則変更届

上記3つを届け出しなければなりません。しっかりと対応しなければ労働基準法違反となりますのでご注意ください。

まとめ

今回の記事では、在宅勤務・テレワークの導入に際して就業規則の作成の必要性や、導入すべきルールについて解説をいたしました。

在宅勤務制度の活用を適切に行うと、生産性向上や従業員の定着率アップにつなげることができる良い制度です。しかしながら、誤った運用をしてしまうと職場環境が悪くなる懸念もありますので、慎重に進めましょう。

就業規則の作成や整備について、少しでもご不安があられる場合は社会保険労務士法人ステディまでお気軽にご相談ください。