内定後に連絡が来ない場合はどうする？内定の取り消しは違法？

内定を出した後、期待していた内定承諾の連絡が一向に来ない。

そんな時、企業側はどのように対応すれば良いのでしょうか？

実際に弊社の顧問先企業様より「ようやく採用の目処がたったと思ったら、内定後に連絡が取れなくなった。入社日も近づいているのに本当に入社するのか分からずに困っている。内定を取り消すことはできるのか？」とご相談をいただくこともございます。

今回の記事では、内定者からの返信がない状況に直面した場合の適切な対応方法を解説いたします。

経営者・人事労務担当者の方で

• 内定取り消しを考えているが法的リスクが心配
• トラブルを予防できる効果的なフォローアップ方法を知りたい

といったお悩みをお持ちの方はぜひご一読ください。

内定後のコミュニケーション問題をスムーズに解決し、採用プロセスを成功に導くための実践的アドバイスをご紹介します。

内定後に音信不通：内定者から連絡が来ない場合の対応方法とは？

内定を出した後、応募者からの連絡が途絶える状況は、会社経営者や人事労務担当者にとって頭の痛い問題です。

本来であれば「内定への承諾」「入社辞退」いずれかの連絡が届くべきですが、稀に「内定後に音信不通になる」場合があります。

この音信不通の期間については、採用プロセスにおいて不確実性をもたらし、企業の計画に影響を及ぼす可能性があります。

しかし、このような状況に直面した際には、慌てず冷静に対処することが重要です。まずは内定後に応募者からの連絡がない場合の原因を考えながら、適切な初期対応、内定辞退の判断基準、さらには内定取り消しの可能性とその法的手続きについて詳しく解説します。

内定後のコミュニケーション不足：原因と初期対応

内定後に応募者から連絡が来ない最も一般的な理由は、単純な誤解やコミュニケーションのミスが考えられます。

例えば、応募者が返信期限を誤解していたり、メールが迷惑メールフォルダに振り分けられていたりするケースがあります。このような状況を避けるためには、内定通知を送る際には、

• 返答期限を明確にする
• 連絡手段を複数用意しておく（電話、Eメール等）

ことが効果的です。

また、一定期間内に返信がない場合は、積極的にリマインドの電話・メールを送るなど、フォローアップを行うことが重要です。

内定辞退とみなす？適切な判断基準

内定後に一定期間応募者からの連絡がない場合、内定辞退とみなすかどうかの判断が求められます。

この判断を下す前に、最低限、複数回のフォローアップを試み、応募者に連絡する機会を与えることが肝心です。

フォローアップの際は、応募者の状況を理解しようとする姿勢を示し、可能であれば対面または電話での会話を促すようにします。内定辞退とみなす判断は、全ての合理的な努力を尽くした上での最終手段とするべきです。

法的観点：内定取り消しの可能性と手続き

内定後に応募者からの連絡がない場合、最終的に内定を取り消すことを検討するかもしれません。

内定の取り消しを決定するには、慎重な法的考慮が必要です。内定取り消しを行う前には、採用プロセスに関する法的義務や、内定取り消しに関連する可能性のあるリスクを十分に理解することが重要になります。

内定取り消しの考え方は

• 採用の内定が単なる「予約」になっている
• 労働契約が成立している

上記のどちらのステータスなのか、トラブルにつながる判断基準になります。

過去の判例では、事実関係を整理した上で「採用内定通知は、労働契約の申し込みに対する承諾であって、申込者と会社との間に、就労開始日までの解約権を留保した労働契約が成立したと解するのが相当である」と解釈されています。

予約の取り消しであっても正当な事由が必要でしょうし、労働契約の解約に該当する場合は解雇と同じ扱いになりますので  「客観的、合理的と認められ、社会通念上相当といえる」 理由が必要になります。

具体的には、その事案ごとに検討していくことになります。

ただし、具体的には各事案ごとに検討する形になりますので、労務の専門家である社会保険労務士に相談し、企業の方針や内定取り消しに向けて動く場合は法的要件を満たしていることを確認することをオススメいたします。

採用プロセスにおけるトラブル対応

採用プロセスは、企業にとって非常に重要なプロジェクトの一つです。求人の要件検討、求人票の作成、書類選考や面接選考、オファー面談に至るまでかなりの労力や時間を要します。

その中で内定者からの返信がない状態は、予期せぬ障害でしかありません。

事前に「内定者から連絡が来なかった場合」を想定してトラブル対応の方法を検討しておくことで、スムーズに問題を解決し、採用プロセスを円滑に進めることが可能です。

採用プロセスにおけるトラブル対応の手順として、内定後に一定期間連絡がない場合の対応策、中途採用者の特殊事情に対する戦略、そして入社日が迫っているにも関わらず連絡が取れない応募者へのアプローチ方法について紹介いたします。

内定後1ヶ月連絡なし：次の一手は？

内定後1ヶ月経過しても応募者からの返信がない場合、企業側からコンタクトを取ることが必要です。

この段階で推奨されるのは、直接的なコミュニケーションの強化でしょう。

電話による直接的なコンタクトや、可能であれば面談の設定を試みることが重要です。さらに、応募者の状況を理解し、企業側の期待と状況を明確に伝えることで、問題の解決に繋がる可能性があります。このプロセスでは、忍耐と同時に、応募者に対する理解と配慮が求められます。

中途採用者の特殊事情：応答がない場合の戦略

中途採用者は、キャリアの転換期にあるため、特殊な事情を抱えていることがあります。

オファーに対する応答がない場合、まず考慮する点としては求職者が直面している可能性のある個人的な状況や職業的な決断です。

例えば

• 家庭的な事情で転職の意思決定が遅れている
• 現職との退職交渉が難航している
• キャリアチェンジに不安を抱えている

など、求職者側の個別事情が要因になっている可能性は高いといえます。

企業として、個別事情を勘案しながら支援する姿勢を見せることで信頼関係を築くことができますので、同じように中途採用メンバーがいるのであればランチ面談やWEB面談などを通じてコミュニケーションを図ることも重要です。

企業側からの柔軟性と、状況に応じた対応策の提示が、解決に向けた鍵となります。

入社日が迫る：連絡が取れない応募者へのアプローチ法

入社日が迫っているにも関わらず応募者からの連絡がない場合、今まで以上に積極的なアプローチを検討する必要があります。

この段階では、応募者への理解を示しつつ、企業としての期待値と状況の緊急性を伝えることが重要です。

例えば、最終通告としての通知を送付することや、代替の連絡手段を試すことも考慮に入れるべきです。このプロセス全体を通じて、企業は応募者への敬意を保ちつつ、自身のビジネスニーズとプロセスの進行を確実にするためにバランスを取る必要があります。

また、企業はこの段階で、入社が実現しない場合の代替計画も準備しておくべきです。これには、他の候補者のリストアップや、一時的な業務の外部委託などが含まれます。

入社日直前の状況では、応募者との連絡を確立するために、様々な手段を尽くすことが重要です。応募者の状況に対する理解と共感を示すことが不可欠であり、企業の柔軟性と応募者のニーズへの配慮が、長期的な関係構築において有利に働くことが多いです。最終的には、企業は自身のビジョンと目標に合致する人材を採用することを目指し、その過程で発生するあらゆる課題に対して、適切に対応することが求められます。

採用プロセスにおけるこのようなトラブルシューティングは、企業の柔軟性と問題解決能力を試す機会となります。内定者とのコミュニケーションが途絶えた状況に直面した場合でも、冷静かつ積極的に対処することで、最終的には企業にとって有益な結果をもたらす可能性があります。そのためには、事前の計画と準備、そして問題発生時の迅速な行動が不可欠です。このようなアプローチを通じて、企業は採用プロセスの障害を乗り越え、有能な人材を確保することができるでしょう。

内定者と会社間の有効なコミュニケーションとは？

採用プロセスにおける成功のポイントは、企業と応募者双方の間での効果的なコミュニケーションにあります。企業は応募者に対して透明性を持ち、相互理解と信頼の構築を目指すことで「内定後に連絡が取れなくなる」ことを防ぐことが可能です。

内定者との円滑なコミュニケーションの確保方法、内定取り消しの際の適切な伝え方とタイミング、そして入社後のトラブルを回避するための入社前チェックリストについて解説します。

 内定者との円滑なコミュニケーションを確保する方法

内定者とのコミュニケーションを円滑に保つためには、定期的な情報共有とオープンな対話です。

内定通知後、企業は内定者に対して次のステップや期待されるアクションについて明確に説明しましょう。また、内定者が持つ疑問や懸念に対しては、迅速かつ具体的に回答を提供することが大切です。基本的なコミュニケーションは、メール、電話（もしくはWEB会議）、そして可能であれば対面でのミーティングを通じて、定期的なコミュニケーションを維持することを推奨いたします。

内定取り消し通知：伝え方とタイミング

内定取り消しを伝える必要が生じた場合、この通知は非常に慎重に行う必要があります。

通知はできるだけ早く、また応募者が情報を受け止める準備ができているタイミングで行うべきです。

通知の方法としては、直接的なコミュニケーション手段（例：電話）を用いることが望ましく、その後に書面での確認を行います。通知の際には、内定取り消しの理由を明確にしなければなりません。

入社後のトラブル回避：入社前のチェックリスト

入社後のトラブルを回避するためには、入社前の段階で応募者と共有するチェックリストが有効です。

このチェックリストには、

• 入社日の確認
• 必要な書類の提出
• オリエンテーションのスケジュール
• 職場での期待される行動規範

など、入社に関する重要な情報を含めておきます。

また、内定者が入社前に知っておくべき企業文化やチーム構成に関する情報も提供することで、スムーズな職場への適応を促すことができます。

例えば、入社前に実施するオンボーディングプログラムを通じて、新入社員に企業文化やチームメンバー、業務プロセスに関する深い理解を提供することができます。このようなプログラムは、不安を軽減し、新入社員が自信を持って新しい職場でのキャリアをスタートできるようにするために重要です。

効果的なコミュニケーション戦略を通じて、企業は応募者との信頼関係を築き上げることができます。これにより、採用プロセスの透明性が高まり、両者間での誤解を避けることができます。さらに、入社前の準備段階で明確な情報と期待を共有することは、新入社員が職場環境に迅速に適応し、効率的に業務を開始できるようにするためにも不可欠です。

最後に、企業は入社後のフォローアップを忘れてはなりません。

入社初日、最初の週、そして最初の月に定期的に面談などで状況を確認することで新入社員が直面している課題や懸念を把握することは、継続的なサポートと指導を提供する上で重要です。継続的なコミュニケーションは、新入社員が職場で成功するための基盤を固めることに役立ちます。

適切なメンターやサポート体制が整っていることが大切です。このような細かい配慮は、新入社員が迎えられていると感じさせ、早期の職場への適応と生産性の向上に寄与します。

よくある質問：内定後の連絡トラブルについて

内定後の連絡トラブルは、多くの中小企業が直面する可能性のある問題といえます。

内定後に応募者が音信不通になる理由、内定取り消しの際に考慮すべき法的リスク、そして内定後の適切なフォローアップ方法について、よく経営者の方からいただく質問事項を整理しておりますので、ぜひご参考ください。

内定後に応募者が音信不通になる理由

内定後に応募者からの連絡が途絶える主な理由はさまざまですが、その中には以下のようなものがあります。

• 他のオファーの検討
  • 応募者が他の企業からもオファーを受けており、選択肢を比較している場合があります。
• 個人的な事情
  • 家族の問題や健康上の懸念など、個人的な事情により返信が遅れることがあります。
• コミュニケーションのミス
  • 連絡先の誤りや、メールが迷惑メールフォルダに振り分けられるなど、単純なコミュニケーションのミスが原因である場合もあります

内定取り消しの際の法的リスクとは？

内定取り消しを行う際には、いくつかの法的リスクが伴います。これには以下のようなものが含まれます。

• 契約違反のリスク
  • 内定は労働契約の一形態と見なされることがあり、無条件での取り消しは契約違反と解釈される可能性があります。
• 行政への報告リスク
  • 応募者から連絡が来ないことを理由に内定を取り消したとしても、応募者側が不服として労働基準監督署などに報告されるリスクもあります。会社としての対応策は「応募者へどの程度アクションを取ったか記録を残しておく」ことが重要です。

内定後のフォローアップとは？取り組みを紹介

内定後のフォローアップは、応募者が企業に対して持つ興味や関心を維持したり、働くモチベーションUPするために大切な取り組みです。

フォローアップの方法として、

• 企業内で起こっている出来事の共有（例えば、今期の会社の目標設定や方針、決まった出来事など）
• 内定者が働く部署やチームの雰囲気の共有
• 入社に向けて準備しておくべきことや、入社後の働き方のイメージ共有

こういったアクションが考えられます。

また、その他企業が取っている事例を３つご紹介いたします。

こういった取り組みを通じて、内定後の連絡トラブルを最小限に抑え、応募者との良好な関係を維持することが可能になります。

また、応募者が企業に対して持つポジティブな印象を保ちながら、採用プロセスを円滑に進めるための基盤を築くことができます。企業としては、これらの戦略を採用することで、才能のある人材を惹きつけることが可能になりますので、ぜひ参考にしてください。

事例①オープンコミュニケーションを奨励

応募者が持つ疑問や懸念に対して、迅速かつ透明性のある対応を行うことで、信頼関係の構築を図るケースがあります。

応募者が質問しやすい環境を整えることで、不明点や誤解を解消し、円滑なコミュニケーションを促進します。

事例②フィードバックの受け入れ

 実際に働いているメンバーから、内定後から入社時までの不安・懸念だった事項などをヒアリングし、必要に応じて採用プロセスの改善に役立てることも大切です。

応募者の体験を向上させるために現場の意見や提案を取り入れることで、より応募者目線での取り組みが可能です。

事例③入社前オリエンテーションの実施

入社前にオリエンテーションや情報共有のセッションを実施し、内定者が企業文化や仕事内容についてより深く理解できる機会を提供する場合もあります。

これにより、入社初日からのスムーズなスタートに繋がります。

採用や内定にお困りの際は専門家にご相談を

今回は、内定の提示後に連絡がこない場合の内定取り消しや、対処方法、内定者とのコミュニケーションなどを解説いたしました。

大変な採用活動を経て内定を出したにも関わらず、内定者から連絡がこないことは会社としてもショックかと思います。特に人材に困っている中小企業にとっては今後の採用活動にも影響を及ぼす問題です。

弊社では、中小企業における採用や人材定着についてもサポートをしておりますので、少しでも課題のある経営者の方はぜひご相談ください。