無給休暇と欠勤の違いとは？給与計算・懲戒処分への影響を解説

「休みたいが、有給休暇の残日数がない」「体調不良で急に休んでしまった」——こうした場面で、その休みを無給休暇として扱うべきか、欠勤として扱うべきか、判断に迷う担当者の方もおられるのではないでしょうか。

両者は「給与が発生しない」という点では共通していますが、法的な性質や、懲戒処分・人事評価への影響は大きく異なります。

そこで本記事では、無給休暇と欠勤の違いを整理したうえで、給与計算や社会保険料への影響、就業規則で明確にしておくべきポイントまで解説しますので、ご参考になれば幸いです。

無給休暇と欠勤、それぞれの定義

無給休暇と欠勤は、どちらも「働かず、給与も発生しない日」という結果は同じです。

しかし、その日をどのような位置づけで休んだのかという点で、両者の性質は根本的に異なります。まずはそれぞれの定義を確認します。

無給休暇とは

無給休暇とは、会社が制度として認めている休暇のうち、給与の支払いを伴わないものを指します。制度として労働者に休む権利が認められている点が特徴です。

たとえば、法定の年次有給休暇をすでに使い切った社員に対して会社が独自に認める休暇や、慶弔休暇・リフレッシュ休暇を無給として運用している会社の休暇、育児・介護休業のうち給与の支払いがない期間などが該当します。

制度として位置づけられているため、取得には所定の申請手続きを経るのが通常です。

欠勤とは

欠勤とは、休暇制度を利用せず、労働者自身の都合で労働義務のある日に働かないことを指します。会社が制度として認めた休みではない点が、無給休暇との大きな違いです。

無断で会社を休む、体調不良で急に休むが有給休暇の申請をしていない、私用のため出社しないといったケースが欠勤にあたります。

結果として給与が発生しない点は無給休暇と同じですが、会社が事前に制度として想定した休みではないという点で、性質が異なります。

無給休暇と欠勤の違いを比較してみよう

無給休暇と欠勤は、給与面だけを見ると同じように感じられますが、実務上は複数の観点で扱いが異なります。

両者の違いをまとめると、次の表の通りです。

項目	無給休暇	欠勤
位置づけ	会社が制度として認めた休暇	制度を利用しない私的な不就労
届出	事前の申請が原則	事後報告や無断の場合もある
給与	支払われない(ノーワーク・ノーペイ)	支払われない(欠勤控除)
懲戒・査定	取得を理由に不利益に扱うことは不可	日数によっては懲戒・査定の対象になり得る

特に大きな違いは、懲戒処分や人事評価への影響です。この点は次の章以降で詳しく解説します。

給与計算・社会保険料への影響の違い

無給休暇も欠勤も、給与が控除される点は共通しています。しかし、控除の考え方や、社会保険料への影響が生じる条件には注意すべき点があります。

欠勤控除の計算方法(ノーワーク・ノーペイの原則)

働いていない時間に対して賃金を支払う義務はない、というのが「ノーワーク・ノーペイの原則」です。無給休暇・欠勤ともに、この原則に基づいて給与から控除します。

控除額の計算方法は会社の給与規程によって異なりますが、一般的には「月給 ÷ 月平均所定労働日数 × 欠勤日数」で算出する方法がよく用いられます。

たとえば月給30万円、月平均所定労働日数が20日の会社で1日欠勤した場合、控除額は1万5,000円です。計算方法を就業規則や賃金規程に明記していないと、欠勤控除の妥当性をめぐってトラブルになることがあります。

社会保険料に影響が出るケース

無給休暇や欠勤が単発であれば、社会保険料への影響は基本的にありません。ただし、休みが一定期間続くと話は変わってきます。

固定的賃金に変動があり、変動月以降3か月間の報酬の平均が従前の標準報酬月額と比べて2等級以上の差が生じた場合、随時改定の対象になることがあります。

例えば通勤手当の金額に変更があった後、無給の休みが続いて給与が大きく下がった月が3か月続くようなケースでは、標準報酬月額が見直され、それに伴い将来受け取る年金額や傷病手当金などの給付額に影響が及ぶ可能性があります。

休みが長期化しそうな場合は、早めに影響を確認しておくことが望ましいといえます。

懲戒処分・人事評価への影響の違い

無給休暇と欠勤で最も実務的な違いが表れるのが、懲戒処分や人事評価への影響です。ここを混同すると、思わぬトラブルにつながります。

無給休暇の取得を理由に不利益に扱えない理由

無給休暇は、会社が制度として認めた正当な権利です。

取得したこと自体を理由に、懲戒処分や不利益な評価を行うことは認められません。

育児・介護休業のうち無給となる期間を取得した社員に対して、賞与の査定を著しく下げる、昇進を見送るといった対応を行うと、不利益取扱いとして問題になるおそれがあります。

制度として認めている以上、会社側は取得を前提とした運用を行う必要があります。

欠勤が懲戒処分の対象になり得る理由

一方、欠勤は制度に基づかない私的な不就労であるため、日数や態様によっては懲戒処分の対象になります。

たとえば、就業規則に定める無断欠勤が一定日数(2週間以上など)続いた場合は懲戒解雇の事由として定めている会社は少なくありません。

単発の欠勤であっても、頻度が高い場合は勤務評価に反映されることがあります。ただし、欠勤の理由が私傷病など正当なものであれば、機械的に処分するのではなく、まずは事情を確認する対応が求められます。

無給休暇・欠勤を混同するとどのようなリスクが生じるか

両者の位置づけを曖昧にしたまま運用していると、会社側が意図しないトラブルを招くことがあります。具体的な場面で確認します。

無給休暇を欠勤扱いにしてしまうリスク

本来は制度として認めるべき休みを、誤って欠勤として記録してしまうケースがあります。

育児・介護休業法に基づく休業を、担当者の理解不足から欠勤扱いで処理してしまうと、本来保護されるべき権利の行使を不利益に扱ったとみなされ、法的な問題に発展するおそれがあります。

休暇の種類ごとに、無給休暇と欠勤のどちらに該当するかを、給与担当者が正確に区別できる状態にしておく必要があります。

欠勤を無給休暇として黙認してしまうリスク

逆に、本来は欠勤にあたる休みを、なんとなく無給休暇として黙認してしまうケースも見られます。

無断での欠勤が続いているにもかかわらず、特に指導や処分をせず「無給扱いにしておけば問題ない」と放置していると、他の社員との公平性が保てなくなります。

周囲の社員から「あの人は休んでも何も言われない」という不満が生じ、職場全体の規律が緩む原因にもなりかねません。欠勤には欠勤として、必要な指導や手続きを行うことが重要です。

就業規則で明確にしておくべきポイント

無給休暇と欠勤をめぐるトラブルの多くは、就業規則の記載が曖昧であることに起因します。整備しておくべき主なポイントを確認します。

休暇制度ごとに有給・無給を明記する

自社で設けている休暇制度について、それぞれが有給か無給かを、就業規則に明記しておく必要があります。

慶弔休暇やリフレッシュ休暇など、法律で定められていない任意の休暇制度は、有給・無給のどちらにするかを会社が自由に決められます。決めた内容を就業規則に明記していないと、後になって社員から「有給だと思っていた」と主張され、給与の追加支払いを求められるトラブルに発展することがあります。

欠勤時の手続き・連絡ルールを定める

欠勤についても、連絡方法や届出のルールをあらかじめ定めておくことで、無給休暇との線引きが明確になります。

たとえば、当日の欠勤は始業時刻の何分前までに、誰に、どのような方法(電話・メールなど)で連絡するかを規定しておくと、無断欠勤かどうかの判断がしやすくなります。あわせて、欠勤が一定日数続いた場合の対応(注意指導、懲戒処分の検討など)も規定しておくと、実際にトラブルが起きた際に一貫した対応がとれます。

無給休暇と欠勤の線引きは、就業規則の整備で防げます

無給休暇と欠勤は、給与が発生しない点では同じでも、位置づけや懲戒処分・人事評価への影響は大きく異なります。この違いを担当者が正確に理解し、就業規則に明記しておくことが、トラブルを防ぐ最も確実な方法です。

とはいえ、自社の休暇制度をどう位置づけるべきか、欠勤時のルールをどこまで細かく定めるべきかは、業種や働き方によって適切な内容が異なります。既存の就業規則がある場合も、記載が曖昧になっていないか、この機会に見直しておくことをおすすめします。

社会保険労務士法人ステディでは、休暇制度の整理から、就業規則への無給休暇・欠勤ルールの明記、給与計算体制の見直しまで、経営者の皆さまをサポートしています。「自社の休暇制度の位置づけが曖昧かもしれない」と感じた際は、ぜひ一度ご相談ください。